Virtuelle Meetings und Abstimmungsprozesse effizient planen, steuern und moderieren

Um was geht es?

Im Rahmen virtuellen Arbeitens sind Meetings und Abstimmungsbesprechungen besonders wichtig.

Regelmäßige virtuelle Meetings unterstützen die Teamkollegen in ihrem Arbeitsalltag und den komplexen Anforderungen im Projektablauf.

Fehlende Struktur und Stringenz im Meetingablauf führen leicht zu demotivierten Mitarbeitern.

In diesem Workshop lernen die Teilnehmer, wie Sie konkrete Ergebnisse und ausgeprägte Effizienz in ihren virtuellen Meetings und regelmäßigen virtuellen Abstimmungsprozessen erzielen. Sie erhöhen dabei auch die Motivation und das Engagement aller Kollegen signifikant

Die virtuelle miteinander arbeitenden Teamkollegen lernen, durch zielgerichtete Vorbereitung und Moderation effiziente Resultate zu erzielen. Sie lernen zudem, ihre Sprache besonders bewusst einzusetzen, insbesondere um den Wegfall der physischen Präsenz auszugleichen.

Durch den bewussten Einsatz kommunikativer Methoden und Techniken, erhöhen sie die Bindung und das Verständnis unter den Teamkollegen.

Die Teilnehmer lernen, in virtuellen Abstimmungsprozessen ergebnisorientiert zu kommunizieren und die Agendapunkte im vorgesehenen Zeitrahmen zu besprechen.

Ergebnisreiche virtuelle Meetings und Abstimmungsprozesse motivieren die Teamkollegen langfristig und beeinflussen den Arbeits- und Projektfortschritt ganz entscheidend. In Folge gestaltet sich das virtuelle Zusammenspiel der Teamkollegen gerade unter Zeit- und Erfolgsdruck aufeinander abgestimmt.

Ob mit Teamleiter oder unter Teamkollegen, der Fortschritt und das Gelingen virtueller Abstimmungsprozesse und Meetings hängen nachweislich ganz besonders von einer überlegten und durchgängig konsequenten Umsetzung ab. In diesem Workshop lernen die Teilnehmer wie jedes virtuelle Meeting gelingt und sie als Team auch in schwierigen Situationen lösungsorientierte Ergebnisse und ein tragfähiger Konsens erzielen.

Ihr persönlicher Nutzen

Nach dem Workshop wissen Sie, wie Sie eine Besprechung gut vorbereiten, was in eine aussagefähige Agenda gehört und wie Sie als Besprechungsleiter oder in der Rolle des Moderators überzeugen. Sie verstehen es, die Teamkollegen bewusst einzubinden und zu aktivieren. Sie schließen Besprechungen mit Lösungen und Ergebnissen ab und sorgen dafür, dass die gesetzten Ziele mit angemessenem Aufwand umgesetzt werden.

Inhalte

Virtuelle Meetings und Abstimmungsprozesse effizient vorbereiten

• Checkliste: Erfolgsfaktoren virtueller Meetings und Abstimmungsprozesse
• Unterschiedliche Formen virtuellen Austauschs
• Analyse der virtuellen Rahmenbedingungen und der technischen Voraussetzungen
• Zielgruppeorientierte Planung der Arbeitsziele
• Erstellung der virtuellen Agenda und Gestaltung der virtuellen Einladungen
• Zielsetzungen, Agenda und Auswahl der Teilnehmer

Die Rolle des Moderators in virtuellen Meetings und Abstimmungsprozessen

• Inhaltliche und mentale Vorbereitung des Besprechungsleiters oder Moderators
• Einführung einer stringenten virtuellen Meetingkultur Rechte und Pflichten in der virtuellen Leitungsrolle
• Die wichtigsten Regeln für die Moderation virtueller Meetings und Besprechungen
• Die entscheidenden ersten 5 Minuten einer virtuellen Besprechung
• Rollenverteilung und Einbindung aller Teilnehmer Die unterschiedlichen virtuellen Besprechungsphasen
• Teamdynamiken in virtuellen Meetings und Abstimmungsprozessen erkennen und nutzen

Sicher durch virtuelle Meetings und Abstimmungsprozesse führen

• Informationen in virtuellen Besprechungen gezielt systematisieren
• Virtuelle Diskussionen ergebnisorientiert lenken
• Situatives Steuern im virtuellen Meetingverlauf
• Effizientes Zeitmanagement
• Ergebnisse und Lösungen virtuell erarbeiten und visualisieren
• Arbeitsaufgaben virtuell übergeben und Zielvereinbarungen festhalten
• Die Abschlussphase im virtuellen Meeting: Überblick, Zufriedenheitscheck und Ausblick
• Besprechungsergebnisse virtuell für alle Teilnehmer sichern und umsetzen
• Effektive Protokollierung virtueller Teambesprechungen: Protokollarten, Rolle des Protokollanten, Empfehlungen für das Protokoll
• Nutzen von Ergebnisprotokollen und to-do Listen zur Ergebnisumsetzung
• Nachbereitung und Controlling virtueller Teambesprechungen

Virtuelle Kommunikation als Steuerungsinstrument

• Regeln für eine ergebnisorientierte virtuelle Kommunikation
• Virtuelle Gesprächstechniken und Methoden zur Vermeidung von Missverständnissen
• Körpersprache in virtuellen Meetings - Die eigene Stimme, Gestik und Mimik gezielt einsetzen
• Erkenntnisse und Einsichten bewirken durch die zirkuläre Fragetechnik

Umgang mit schwierigen Besprechungssituationen

• Wann wird es für mich persönlich schwierig in virtuellen Besprechungen?
• Virtueller Umgang mit unterschiedlichen Charakteren
• Konstruktive virtuelle Kommunikation mit unkooperativen Gesprächspartnern
• Störungen in virtuellen Besprechungen erkennen und angemessen reagieren (z. B. Vielredner)
• Killerphrasen und Regelverletzung professionell begegnen

Methoden

Trainerinput, Reflexionsübungen, Arbeit an den Praxisfällen der Teilnehmer, Praxissimulation, kollegiale Beratung, Kleingruppenübungen, Erfahrungsaustausch im Plenum, Ankerübungen, wirksame Selbststeuerung, Lerntransfer und Selbstkontrolle nach dem W&P Konzept "Praxistransfer und Nachhaltigkeit"

Zielgruppe

Fach- und Führungskräfte aus allen Branchen, die virtuelle Meetings und Besprechungen effektiv und zugleich ziel- und teilnehmerorientiert organisieren und leiten wollen. Mitarbeiter, die in virtuellen Meetings und Abstimmungsprozessen gerne konstruktiv und produktiv mitarbeiten und gemeinsam gute Ergebnisse erzielen wollen.

Interesse?

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Unsere Seminare können auf Wunsch auch in englischer oder französischer Sprache gehalten werden.

Waßmuth & Partner • 84137 Vilsbiburg • Tel. +49 8741 9269139 • info@wassmuth-seminare.de

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